Управление временем, организация времени, тайм-менеджмент (с англ. time management) — технология организации времени и повышения эффективности его использования. Тайм-менеджмент — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над временем, потраченным на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Тайм-менеджмент может помочь получить ряд навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организацию, составление списков и расстановку приоритетов.
Тайм-менеджмент в бизнесе
Изначально тайм-менеджмент приписывался только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Тайм-менеджмент составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб. С того момента, когда звонит будильник, мы начинаем постоянную борьбу со временем, которая подрывает качество нашей жизни. Большинству из нас кажется, что современный мир вращается все быстрее и быстрее. Компьютеры, факсы, телефоны, по-видимому, только усиливают давление. Так называемое «свободное время» заполнено разнообразной деятельностью и обязательствами. Даже у наших детей день битком забит разными делами: школа, уроки музыки, футбол, домашние задания.
Многие сами выбирают такой бешеный темп жизни. Занятость может быть признаком важности бытия и повышать нашу самооценку. Мы подпитываем себя никотином и кофеином, которые запускают выработку адреналина, чтобы держать тело в вечном напряжении. Когда мы пытаемся расслабиться, на поверхность выплывают неприятные чувства и эмоции, которые опять-таки занимают наш ум и приводят к подавленности.
Нехватка времени оказывает мощное воздействие на организм. Мы начинаем сердиться и реагировать на обычные ситуации неадекватно. Страдают личные отношения. У нас нет времени для разговоров и близости, которые помогают снять стресс и увеличить сопротивляемость болезням. В результате появляются серьезные проблемы со здоровьем.
Тем не менее, даже в нашей скоростной жизни есть такие люди, которые синхронно со временем спокойно «плывут по течению». После небольшой практики вы тоже сможете насладиться преимуществами такой жизни.
Чувство времени (тайм-менеджмент)
«Если вы сидите на горячей плите, минута кажется часом, но если вы делаете что-то приятное, час может показаться минутой» — Альберт Эйнштейн. В некоторых культурах нет даже такого слова, которое обозначает минуту или час. Самая короткая единица времени там определяется тем, сколько надо затратить на приготовление определенной пищи. Наше чувство времени зависит от того, как мы интерпретируем то, что с нами происходит. Только переживания, которые в значительной степени создаются в нашем мозге, заставляют так или иначе воспринимать время. Мы стоим в очереди, и время «тащится». Танцы под луной или прослушивание любимой музыки приводят к чувству, что мы вне времени. Весь фокус в том, как говорил Ганди, чтобы быть «всегда на каникулах», где ничто нас не торопит, но происходит многое.
Попытка строго контролировать время похожа на следование строгой диете, которая не добавляет положительных эмоций. Если мы ослабим нашу «хватку» и перестанем воспринимать время как врага, оно потеряет свою власть над нами.
Целостная картина жизни.
Важно сосредоточиться на том, что действительно имеет значение. Такой подход предлагает постоянно оценивать то, что вы делаете, и задавать вопрос: «Занимаюсь ли я тем, что мне действительно нужно, чтобы достичь удовлетворения в жизни?»
Каждые несколько недель оглядывайтесь назад и рассматривайте, что вы сделали из того, что для вас наиболее важно.
Самооценка.
Во многих случаях переутомление происходит от желания достичь лучшей жизни, чтобы повысить свою самооценку и доказать что-либо окружающим. Спросите себя, действительно ли оно того стоит? Практически никто, лежа на смертном одре, не говорил: «Жаль, что я не проводил больше времени в офисе».
Постарайтесь ограничить те вещи, которые излишне усложняют вашу жизнь. Иногда трудно сказать «нет», когда жизнь преподносит так много возможностей. Мы хотим быть и хорошими родителями, и ценными работниками, и путешественниками, участвовать в общественной деятельности, получать новые знания, строить новые отношения, искать лучший дом и иметь шестнадцать хобби. Но к чему это приводит? В конце концов, это может вовсе не свидетельствовать о том, насколько хорошо вы жили.
Настоящий момент.
Если мы полностью погружены в то, чем занимаемся сейчас, то чувствуем себя по-настоящему живыми и продуктивными. Это позволяет исчезнуть напряженности, страху и давлению времени. Чтобы научиться этому состоянию, нужно контролировать свои мысли, отбросив привычку думать сразу обо всем.
Установите свой собственный ритм жизни.
Обратите внимание на свои природные ритмы – всплески и спады энергии, внимательности, концентрации и творчества в течение дня. Некоторые люди предпочитают утро, другие – поздний вечер. Помните, что не все дни могут быть одинаковыми. Иногда вы удивитесь, насколько продуктивно смогли работать, а в какой-то день будете чувствовать себя так, как будто искупались в патоке. Признавайте и уважайте эти различия. Меняйте темп жизни, и не вините себя за это. В конце концов, вы не машина. Возьмите тайм-аут для релаксации, мечтательности и созерцания.
Можете записать ваши дела, а потом по каждому пункту задать себе вопросы: «Что случится, если я этого не сделаю? Стоит ли эта задача инвестиции моего времени? Должен ли это делать я, или это может сделать кто-то другой?»
Сложные задачи.
Легче всего их решить, разбив на небольшие, реалистичные, измеримые шаги, записать их и сосредоточиться на выполнении каждого этапа.
Кратковременные задачи.
Их можно делать между «большими делами»: пришить пуговицу, отполировать обувь, полить комнатные растения. Используйте время ожидания как дар: отдохните, почитайте, напишите письмо или сделайте заметки в дневнике.
Организуйте пространство.
Избавьтесь от вещей, которые «пригодятся когда-нибудь», а остальные держите в строго отведенных местах, чтобы была возможность моментально их найти.
Будьте гибкими.
Независимо от того, как хорошо вы запланировали свой день, реагируйте на изменения и пользуйтесь спонтанным поворотом событий. Не позволяйте графикам перевесить вашу интуицию.
Настрой.
Избавьтесь от самокритичных мыслей, что вы никогда ничего не успеваете, и замените их на более конструктивные: «Сейчас я сделаю столько, сколько смогу, и это будет немало». Если какое-то дело оказывает на вас негативное влияние, нет ничего плохого в том, чтобы отложить его выполнение. Только помните, что некоторые «отмененные» дела могут, наоборот, увеличить стресс, разочарование и смущение. Промедление может подорвать здоровье, если мы отложили на неопределенный срок решение бросить курить, начать выполнять физические упражнения или купить огнетушитель.
Одной из причин промедления является то, что мы устанавливаем слишком высокие стандарты. Если нам нужен только безупречный ремонт или написание гениальной книги, возможно, мы так никогда и не приступим к этому. Лучше всего составить краткий список плюсов и минусов, которые возникнут, если вы отложите выполнение задачи на какой-то срок. Сложите все преимущества и недостатки, и решите, стоит ли заниматься этим сейчас, подождать, или, вообще, не делать.
Поощряйте себя.
Если вас парализует страх, что вы ничего не успеете, ведите положительные разговоры с самим собой: «Даже если я потерплю неудачу, все равно выживу. Если что-то не получится идеально, это не сделает меня плохим человеком. Никто не совершенен. Я сделаю все от меня зависящее».
Обращайтесь за помощью.
Как правило, перфекционисты всегда думают, что должны сделать все сами. Не попадайте в эту ловушку. Помощь других в делах не является признаком вашей некомпетентности. Это признак ума и хорошего управления.
Придерживайтесь этих правил один месяц, а потом спросите себя: «Стал ли я лучше себя чувствовать? Легче ли мне стало справляться с разными повседневными делами? Выяснились ли действительно важные вещи в моей жизни? Стал ли я счастливее?»